Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op deelname aan Spooktocht Farmsum (hierna: het evenement) en op de aankoop en het gebruik van tickets.
1. Definities
Organisatie: Stichting/organisatie “Spooktocht Farmsum” en haar vrijwilligers, medewerkers, ingehuurde krachten en vertegenwoordigers.
Deelnemer: iedere natuurlijke persoon die een ticket koopt en/of deelneemt aan het evenement.
Ticket: toegangsbewijs voor deelname aan het evenement voor een specifieke datum en (start)tijdslot.
Route/terrein: het door de organisatie aangewezen parcours en de aanpalende voorzieningen (zoals tenten, wachtruimte en start-/finishlocatie).
2. Deelname in groepen en starttijden
2.1 De tocht wordt gelopen in groepen van maximaal 8 personen.
2.2 Indien een deelnemer met een kleinere groep komt, kan de organisatie besluiten de groep samen te voegen met een andere groep (bijvoorbeeld om de doorstroming en veiligheid te borgen).
2.3 De organisatie behoudt zich het recht voor om starttijden te wijzigen (bijvoorbeeld vanwege logistiek, veiligheid, drukte of weersomstandigheden).
2.4 Deelnemers dienen uiterlijk 15 minuten vóór de definitieve starttijd aanwezig te zijn.
2.5 De definitieve starttijd wordt door de organisatie aan de deelnemer bekendgemaakt via e-mail.
3. Kleding, schoeisel en gedrag
3.1 Deelnemers dragen gemakkelijke loopschoenen en geschikte (weerbestendige) kleding.
3.2 Aanwijzingen van de organisatie, vrijwilligers, beveiliging/toezicht en hulpdiensten dienen te allen tijde te worden opgevolgd.
3.3 Deelnemers blijven te allen tijde op de aangegeven route en volgen linten/markeringen.
3.4 Het is niet toegestaan om zich buiten de paden in het bos of buiten het aangewezen terrein te begeven.
3.5 Linten, afzettingen en markeringen mogen door deelnemers niet worden verplaatst, verwijderd of gewijzigd.
4. Verboden middelen en wanordelijk gedrag
4.1 De organisatie kan deelname ontzeggen aan deelnemers die onder invloed zijn van alcohol of andere verdovende/geestverruimende middelen.
4.2 De organisatie kan deelname ontzeggen aan deelnemers die vóór of tijdens het evenement wanordelijk gedrag vertonen, de veiligheid in gevaar brengen, of instructies niet opvolgen.
4.3 In de gevallen genoemd in 4.1 en 4.2 vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde gelden.
4.4 Tijdens het evenement kan toezicht/beveiliging aanwezig zijn.
5. Interactie met acteurs/vrijwilligers (spoken)
5.1 Het is ten strengste verboden om medewerkers, vrijwilligers en acteurs (“spoken”) te belemmeren tijdens hun werkzaamheden.
5.2 Deelnemers raken de acteurs/spoken niet aan. De acteurs/spoken raken deelnemers niet aan, behalve indien dit noodzakelijk is voor veiligheid, crowd control, EHBO of hulpverlening.
6. Zaklampen en telefoons
6.1 Het gebruik van zaklampen of het schijnen met mobiele telefoons door deelnemers is niet toegestaan.
6.2 Uitzonderingen:
Medewerkers/vrijwilligers van de organisatie mogen (waar nodig) een zaklamp of telefoonlicht gebruiken.
Deelnemers mogen uitsluitend in gevaarlijke situaties/noodgevallen licht gebruiken, of op instructie van personeel.
6.3 In alle gevallen geldt: instructies van personeel worden altijd opgevolgd.
7. Gezondheid en deelname op eigen risico
7.1 Deelname kan fysieke en mentale belasting met zich meebrengen. Deelnemers nemen deel op eigen risico.
7.2 Deelnemers die zwanger zijn, hartklachten hebben, gevoelig zijn voor lichtflitsen, stroboscopische effecten of andere visuele prikkels (zoals bij epilepsie), of anderszins lichamelijke of psychische klachten ervaren, wordt afgeraden om deel te nemen.
8. Leeftijdsvoorwaarden
8.1 Minimumleeftijd voor deelname is 10 jaar.
8.2 10 t/m 12 jaar: deelname uitsluitend onder begeleiding van een volwassene.
8.3 13 t/m 15 jaar: deelname onder begeleiding van een volwassene, of met schriftelijke toestemming van een ouder/voogd.
9. EHBO en calamiteiten
9.1 Met het oog op de veiligheid draagt de organisatie zorg voor de aanwezigheid van EHBO tijdens het evenement.
9.2 Bij calamiteiten kan de organisatie deelnemers (tijdelijk) van de route verwijderen of het evenement (gedeeltelijk) stilleggen.
10. Weer, overmacht en afgelasting
10.1 In geval van extreme weersomstandigheden of andere omstandigheden die de veiligheid redelijkerwijs in gevaar brengen, kan de organisatie het evenement (gedeeltelijk) afgelasten.
10.2 Bij afgelasting ontvangt de deelnemer restitutie van het volledige ticketbedrag dat voor de afgelaste tocht is betaald.
10.3 Restitutie vindt plaats via dezelfde betaalmethode als waarmee is betaald, binnen 14 dagen na afgelasting.
10.4 Indien het evenement niet wordt afgelast maar wordt verplaatst naar een nieuwe datum, blijft het ticket geldig voor die nieuwe datum.
10.5 Verplaatsing is naar verwachting onwaarschijnlijk, maar kan plaatsvinden indien omstandigheden dit noodzakelijk maken.
11. No-show en te laat komen
11.1 Indien de deelnemer niet op de overeengekomen datum/tijd en locatie verschijnt, of te laat arriveert waardoor deelname niet meer mogelijk is, vindt geen restitutie plaats.
11.2 De organisatie kan, indien de planning het toelaat, een alternatief startmoment aanbieden. Dit is een service en geen recht.
12. Extra deelnemers
12.1 Indien meer deelnemers dan opgegeven mee willen doen, beslist de organisatie of dit mogelijk is.
12.2 Extra deelname is uitsluitend mogelijk als de organisatie inschat dat dit kan (o.a. binnen planning, veiligheid en maximale groepsgrootte). Als dit niet kan, kan extra deelname worden geweigerd en vindt geen deelname plaats.
13. Roken
13.1 Roken is in en nabij de tenten ten strengste verboden.
14. Schade en verhaal
14.1 Schade veroorzaakt aan zaken en/of personen van de organisatie, vrijwilligers, acteurs of derden, die toerekenbaar is aan de deelnemer, kan door de organisatie op de aansprakelijke partij worden verhaald.
15. Aansprakelijkheid
15.1 De organisatie spant zich in om het evenement veilig te organiseren, maar deelname brengt risico’s met zich mee.
15.2 Voor zover wettelijk toegestaan is de organisatie niet aansprakelijk voor schade (waaronder letsel), verlies of diefstal, ontstaan tijdens of als gevolg van deelname, tenzij de schade het directe gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de organisatie.
15.3 De organisatie is niet aansprakelijk voor indirecte schade (zoals gevolgschade, gederfde winst of gemiste (reis)kosten), voor zover wettelijk toegestaan.
16. Foto’s en beeldmateriaal
16.1 Tijdens het evenement kan worden gefotografeerd en/of gefilmd.
16.2 Beelden waarop deelnemers herkenbaar in beeld zijn, kunnen worden gebruikt voor (online) publicatie en promotie van het evenement.
16.3 Indien een deelnemer niet herkenbaar in beeld wenst te komen, dient dit vooraf of uiterlijk bij binnenkomst kenbaar te maken bij de organisatie of de fotograaf.
16.4 De organisatie kan hiervoor een gekleurde band om de mouw gebruiken als herkenningsmiddel. De deelnemer draagt deze band zichtbaar gedurende het evenement.
17. Privacy en persoonsgegevens
17.1 De organisatie verwerkt persoonsgegevens (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en ticketinformatie) uitsluitend voor het organiseren en uitvoeren van het evenement, communicatie over starttijden en noodzakelijke administratie.
17.2 Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. De organisatie hanteert als richtlijn een bewaartermijn van 24 maanden na het evenement, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is voor administratie (bijvoorbeeld financiële administratie) of een geschil.
17.3 Deelnemers hebben, voor zover van toepassing, rechten onder de AVG (zoals inzage, correctie en verwijdering). Verzoeken kunnen worden ingediend via het contactadres in §19.
17.4 De organisatie deelt persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het evenement of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
18. Slotbepalingen
18.1 In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie, met inachtneming van redelijkheid en veiligheid.
18.2 Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
18.3 Eventuele geschillen worden bij voorkeur eerst in overleg opgelost. Indien dat niet lukt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter.
18.4 Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de Rechtbank Noord-Nederland, locatie Groningen.
Contact
Alle communicatie verloopt uitsluitend via e-mail: Spooktocht-farmsum@outlook.com.
In verband met onze dagelijkse werkzaamheden kan een reactie soms wat langer duren. Wij vragen hiervoor uw begrip.